7 faktor yang harus Anda pertimbangkan saat memilih sistem komunikasi untuk kantor Anda

Manajer kantor harus terbiasa dengan berbagai perangkat komunikasi dan berbagai faktor yang harus dipertimbangkan sebelum mengadopsi sistem komunikasi tertentu. Untuk mendapatkan keputusan yang baik atas sarana komunikasi, faktor-faktor berikut dapat dipertimbangkan:

  1. Kecepatan/Kecepatan

Ada banyak jenis transaksi yang dilakukan selama jam kerja. Seseorang harus mempercepat pengiriman pesan berdasarkan kepentingan dan urgensi transaksi.

Jika pihak tersebut tersedia di tempat bertransaksi, komunikasi lisan sudah cukup. Jika pihak tersebut bertempat tinggal di kota yang sama, pesan lewat telepon baik: jika di luar kota, pesan melalui Subscribers’ Trunk Dialing (STD). Jika jarak jauh, maka telegram juga dapat dikirim. Jika masalahnya tidak mendesak, surat saja sudah cukup.

  1. Akurasi

Jika keakuratan pesan adalah motif utamanya, sebuah surat akan melayani tujuan Percakapan telepon mungkin salah dengar oleh pihak lain.

Bahkan telegram, terkadang mengarah pada kesimpulan yang salah. Oleh karena itu, kesuksesan dapat dipetik dengan surat, asalkan surat itu ditulis dengan benar. Oleh karena itu, media komunikasi yang dipilih harus menjamin ketepatan dalam penyampaian pesan.

3 . Keamanan

Selalu ada risiko ketika barang berharga dikirim melalui pos. Oleh karena itu, demi keamanan, surat-surat penting dapat dikirimkan melalui pos tercatat; untuk keamanan lebih lanjut melalui pos tercatat dan berasuransi.

  1. Kerahasiaan

Dalam bidang bisnis, transaksi tertentu harus dirahasiakan. Ketika seseorang bertujuan untuk kerahasiaan, surat akan mencapai tujuannya. Dalam sistem komunikasi lain, kerahasiaan dapat bocor ke orang yang tidak diinginkan.

  1. Rekam

Pencatatan pesan sangat penting dan hanya mungkin jika dilakukan secara tertulis. Untuk tujuan ini, salinan surat-surat tersebut dapat disimpan dan merupakan bukti yang baik terhadap perselisihan, yang berkaitan dengan transaksi, di masa mendatang. Tidak ada catatan untuk komunikasi lisan.

  1. Biaya

Biaya komunikasi juga penting. Sebelum mengadopsi sistem apa pun, biaya dengan cara yang berbeda juga dapat dipertimbangkan. Biaya bahan (alat tulis) dan biaya tenaga kerja dalam menyiapkan surat juga akan dipertimbangkan.

  1. Jarak

Jarak antara orang-orang yang menjadi pihak dalam komunikasi merupakan faktor penting. Jika jarak terlalu pendek, komunikasi tatap muka cocok. Jika ada jarak, pesan dapat dikirimkan melalui telepon atau telegram atau surat.

Related Posts