Apa Pentingnya Komunikasi Kantor?

Komunikasi adalah alat manajemen yang vital. Komunikasi bukanlah lalu lintas satu arah, prosesnya dimulai dari pengirim dan berlanjut ke penerima. Tetapi efektivitas proses komunikasi semakin ditingkatkan jika reaksi ‘penerima’ terhadap komunikasi bergerak dalam arus balik dan mencapai ‘pengirim’.

Ini dikenal sebagai ­proses ‘umpan balik’. Dikatakan bahwa keberhasilan suatu organisasi tergantung pada kecukupan komunikasi. Pentingnya komunikasi adalah sebagai berikut:

  1. Fungsi Organisasi yang Efektif

Fungsi organisasi yang efisien sepenuhnya bergantung pada sistem komunikasi yang efektif. Sebuah organisasi bisnis terdiri dari orang-orang dan jaringan keputusan yang mempengaruhi mereka. Mengelola organisasi adalah menyelesaikan sesuatu melalui orang lain Komunikasi melayani manajemen dan membuat semua orang menyadari apa yang ingin dicapai oleh organisasi.

  1. Kelancaran Organisasi

Kelancaran suatu organisasi sangat tergantung pada sistem komunikasi yang efektif. Hanya melalui sistem komunikasi kantor yang baik dan efektif, kepemimpinan yang efektif, hubungan manusia yang baik, semangat kerja dan motivasi yang tinggi dalam organisasi dapat dipertahankan untuk memastikan keberhasilan tujuan manajemen.

  1. Perencanaan dan Koordinasi yang Tepat

Rencana dan keputusan harus disampaikan secara efektif kepada mereka yang menerjemahkannya menjadi tindakan. Komunikasi yang efektif sangat penting untuk implementasi keputusan manajemen yang cepat dan sukses. Komunikasi yang baik sangat penting untuk koordinasi. Komunikasi yang efektif adalah prasyarat untuk memecahkan masalah manajerial.

  1. Pertukaran Informasi

Komunikasi membantu eksekutif untuk memperoleh lebih banyak pengetahuan. Ini juga memfasilitasi para eksekutif untuk berbagi pengetahuan yang diperoleh dengan bawahan mereka yang menghasilkan peningkatan keterampilan manajerial secara keseluruhan dari orang-orang dalam organisasi. Ini juga membantu dalam memahami masalah dan menawarkan solusi untuk mereka.

  1. Hubungan Manusia

Sebagian besar konflik muncul karena motif yang disalahpahami dan ketidaktahuan akan fakta. Komunikasi yang tepat membantu meminimalkan gesekan dan memaksimalkan saling pengertian, kerja sama, dan niat baik. Hubungan yang baik dapat diciptakan dengan bantuan metode komunikasi yang efektif.

Hambatan Komunikasi untuk Komunikasi:

Komunikasi paling efektif ketika bergerak dengan cepat dan lancar dalam aliran yang tidak terputus. Komunikasi adalah sistem saraf dari suatu perusahaan. Ini berfungsi sebagai pelumas, mendorong kelancaran operasi proses manajemen. Meskipun perkembangan perangkat elektronik berkecepatan tinggi, komunikasi tidak berhasil dalam banyak kasus.

Semua pesan tidak dikirim atau diterima secara efektif. Beberapa penghalang, blokade, rintangan, penghentian atau kemacetan, yang disebut hambatan komunikasi, mendistorsi pesan dan membuat komunikasi tidak efektif. Beberapa hambatan atau hambatan untuk komunikasi yang efektif diberikan di bawah ini:

  1. Hambatan Bahasa

Kata-kata dan simbol yang digunakan untuk mengomunikasikan fakta dan perasaan dapat berarti hal yang berbeda bagi orang yang berbeda. Hal ini dapat bertindak sebagai penghalang untuk komunikasi yang efektif. Makna yang dimaksud oleh pengirim mungkin sangat berbeda dengan makna yang diikuti oleh penerima. Bahasa pengirim mungkin sangat teknis atau tidak dimengerti oleh penerima.

  1. Hambatan Kurang Perhatian

Ketika penerima tidak memperhatikan pesan sepenuhnya, komunikasi menjadi tidak efektif. Upaya untuk berkomunikasi dengan seseorang yang tidak mendengarkan akan gagal. Umumnya, orang ditemukan kurang memperhatikan apa yang dikomunikasikan secara lisan.

  1. Hambatan Organisasi

Struktur organisasi klasik dengan rantai komando skalar membatasi komunikasi bebas dan sering. Saat ini struktur organisasi sebagian besar perusahaan besar sangat kompleks yang melibatkan beberapa lapisan pengawasan, dan jalur komunikasi yang panjang.

Terlalu banyak level yang mengintervensi menyebabkan keterlambatan dalam transmisi dan distorsi dalam pesan. Ketika pesan harus melewati beberapa tangan, ada penyaringan.

  1. Hambatan Status

Setiap organisasi memiliki semacam sistem status. Beberapa individu memiliki status yang lebih tinggi mempertahankan perbedaan status. Bawahan, biasanya, cenderung hanya menyampaikan hal-hal yang akan dihargai oleh atasannya.

Komunikasi selektif semacam itu juga dikenal sebagai penyaringan; Seorang bawahan mungkin juga merasa enggan untuk melaporkan kekurangannya atau mungkin tidak mencari klarifikasi atas instruksi yang memiliki interpretasi berbeda karena takut kehilangan prestise di mata atasan.

  1. Evaluasi Dini

Beberapa orang memiliki kecenderungan untuk membuat penilaian sebelum mendengarkan keseluruhan pesan. Ini dikenal sebagai evaluasi prematur. “Mendengarkan setengah seperti memacu mesin Anda dengan persneling netral.” Evaluasi dan respons dini cenderung menghentikan informasi transfer oli.

  1. Hambatan Abadi

Setiap individu memiliki bidang minat tertentu. Jadi, dia mungkin mendengar, membaca atau melihat hanya bagian dari pesan yang berharga baginya. Mungkin ada penyaringan pesan yang disengaja oleh pengirim.

  1. Reaksi Emosional

Hambatan juga bisa muncul karena sikap emosional karena ketika emosi kuat, sulit untuk mengetahui kerangka berpikir orang lain. Sikap emosional keduanya, pengirim maupun penerima, menghalangi aliran bebas transmisi dan pemahaman pesan.

  1. Distorsi Saluran

Hambatan fisik atau mekanis juga dapat menyebabkan distorsi komunikasi. SEBUAH; komunikasi adalah proses dua arah, jarak antara pengirim dan penerima pesan merupakan penghalang penting untuk komunikasi. Banyak orang berbicara secara bersamaan, saluran telepon yang tidak terdengar, gangguan elektronik, transkripsi yang salah dalam pesan teleks, kebisingan, dll. adalah contoh distorsi saluran.

Related Posts