Bagaimana Cara Membeli Alat Tulis untuk Kantor Anda?

Dalam urusan kecil, umumnya terlihat bahwa manajer kantor membeli alat tulis. Jika ada departemen terpisah untuk pembelian, maka semua alat tulis akan dibeli olehnya.

Kepala departemen harus memiliki pengetahuan yang baik dalam melakukan pembelian alat tulis yang tahan lama dan standar dengan cara yang ekonomis. Alat tulis dapat disimpan dan dipesan berdasarkan konsumsi. Perusahaan besar biasanya mengadopsi cara-cara berikut untuk membeli barang.

(a) Melalui Tender

Manajer kantor atau orang yang berwenang terlebih dahulu memutuskan jumlah barang yang akan dibeli. Setelah memutuskan item, ia harus mengiklankan di surat kabar mengundang tender untuk kualitas dan kuantitas tertentu. Tanggal terakhir penyerahan tender juga akan diumumkan.

Dengan melihat iklan, pemasok akan mengutip harga, kadang disertai dengan sampel. Setelah menerima tender, orang yang bersangkutan membukanya, membandingkan harga dari pemasok yang berbeda dan biasanya menerima tender terendah.

Pesanan akan dilakukan dengan perusahaan, yang telah mengutip tarif terendah. Pemesanan dapat dilakukan untuk seluruh kuantitas atau sebagian. Hal ini dilakukan atas dasar kesepakatan.

Keuntungan Sistem Tender

  1. Waktu dihemat dengan memesan jumlah yang dibutuhkan dalam jumlah besar, jika tidak, setiap kali pertanyaan harus diajukan mengenai harga dan kualitas. Dengan demikian, waktu dihemat.
  2. Umumnya harga naik. Apalagi ada kecenderungan untuk menerima tender terendah. Karenanya pemasok mengutip harga terendah mereka, dan pasokan barang mungkin berlangsung selama satu tahun atau untuk periode kontrak. Oleh karena itu, harga kontrak umumnya lebih rendah daripada harga yang berlaku di pasar. Selain itu, uang dapat dihemat untuk pembelian semacam itu.
  3. Dalam sistem tender, barang pun bisa dipesan secara cicilan, sehingga mendapatkan barang segar.
  4. Pemasok umumnya akan tetap berpegang pada pelanggan dengan memasok barang-barang standar. Pasokan yang berkualitas buruk akan menjadi kendala bagi hubungan jangka panjang.
  5. Praktik penipuan diminimalkan, karena tidak ada petugas yang dapat menunjukkan bantuan yang tidak semestinya kepada pemasok tertentu.

Kelemahan Sistem Tender

  1. Jika tarif turun dalam periode kontrak, perusahaan tidak dapat melakukan pemesanan dengan pihak luar. Jadi meskipun harga turun; harga yang disepakati harus dibayar.
  2. Barang dengan kualitas terbaik belum tentu tersedia dalam sistem tender, karena harga terendah berarti standar terendah.

(b) Dengan Kutipan

Sistemnya mirip dengan tender. Dalam sistem kutipan pembelian, petugas menulis surat ke berbagai perusahaan (pemasok) alih-alih mengiklankannya di surat kabar. Pemasok akan diberitahu tentang kualitas dan perkiraan jumlah barang yang akan dibeli.

Terkadang, sampel juga akan dikirim untuk pemahaman yang jelas. Dalam sistem ini juga, pesanan dapat dilakukan dengan perusahaan yang mengutip tarif terendah. Kelebihan dan kekurangan sistem kutipan mirip dengan sistem tender.

(c) Melalui Penjual atau dari Produsen

Ada banyak kesempatan ketika perwakilan penjualan atau salesman mendekati pelanggan untuk memesan pesanan. Orang-orang tersebut juga akan membawa sampel untuk ditampilkan dan literatur berisi informasi lengkap. Sebuah perusahaan manufaktur tertentu dapat menghasilkan merek tertentu.

Sangat sulit untuk membandingkan biayanya dengan biaya barang serupa yang diproduksi oleh perusahaan yang berbeda karena kualitasnya mungkin berbeda. Kemungkinan besar dalam banyak kasus pasokan barang tidak akan memiliki standar yang sama dengan sampel yang ditunjukkan pada saat melakukan pemesanan. Tetapi pembelian dapat dilakukan melalui perwakilan atau penjual pemasok standar; jika tidak maka akan sia-sia.

(d) Dari Pemasok Tunggal

Perusahaan tertentu tidak membeli barang-barang alat tulis dengan menelepon penawaran atau tender. Mereka hanya mengirimkan pesanan ke pemasok tertentu, yang akan memasok barang yang dibutuhkan. Pesanan akan ditempatkan dengan syarat bahwa pemasok akan memasok barang standar dan hanya akan membebankan harga yang wajar.

Di bidang bisnis, kepercayaan buta selalu tidak aman, karena ada kemungkinan pemasok akan mengenakan tarif lebih tinggi dari tarif yang berlaku di pasar. Oleh karena itu pemeriksaan berkala sangat penting untuk mengukur kejujuran pemasok.

Tapi, jika perusahaan itu standar biasanya dikenakan harga yang wajar, terkadang lebih rendah dari harga pasar, untuk menarik pelanggan. Jenis pembelian ini hanya diperbolehkan untuk kebutuhan mendesak dan dalam jumlah kecil. Jika jumlahnya berat, sistem penawaran atau sistem tender harus diikuti.

Manfaat Pemasok Tunggal

  1. Terciptanya keintiman; dengan demikian niat baik tercipta.
  2. Pelanggan akan diberikan prioritas pada saat kelangkaan.
  3. Umumnya, karena semua pembelian dilakukan dari satu pemasok, harga normal akan dibebankan dengan memasok barang-barang standar; jika tidak, bisnis dapat terpengaruh.
  4. Pemasok bertanggung jawab untuk menyediakan barang-barang alat tulis dengan kualitas yang baik dengan harga yang lebih murah.

Kerugian Pemasok Tunggal

(1) Jabatan tersebut dapat dimanfaatkan jika pejabat pembelian memiliki kepentingan sendiri.

(2) Jika satu perusahaan gagal memasok barang-barang yang dibutuhkan, mungkin akan sulit untuk membelinya dari pihak luar.

Sistem Pembelian di Perusahaan

Berbagai departemen yang menjadi perhatian menyampaikan permintaan mereka kepada petugas pembelian. Petugas pembelian memeriksa semua persyaratan dan membuat daftar lengkap barang yang akan dibeli. Dia juga akan terus berhubungan dengan kepala departemen untuk mengetahui pendapat tentang barang-barang alat tulis yang dikeluarkan untuk mereka.

Jika laporan itu menguntungkan, dia melanjutkan lebih jauh. Dia membuat daftar semua barang yang dibutuhkan dan mengundang tender atau penawaran. Spesifikasi barang akan diberikan kepada pemasok. Beberapa hari setelah harga diketahui, perusahaan menerima penawaran terendah dengan mempertimbangkan kualitas yang dibutuhkan.

Jika syarat dan ketentuan disetujui, pesanan dapat dilakukan dengan perusahaan, menetapkan cara pengiriman, pembayaran, dll. Setelah menerima semua barang, di toko, entri dibuat dalam daftar stok.

Pembelian Terpusat Versus Terdesentralisasi

Pembelian Terpusat

Dalam keprihatinan besar, umumnya pembelian alat tulis dan penyimpanan toko terpusat pembelian terpusat berarti mengumpulkan persyaratan, memutuskan kualitas, menanyakan pemesanan, pemeliharaan catatan dan menerbitkannya dengan benar ke departemen yang membutuhkan barang alat tulis. Pembelian adalah tanggung jawab departemen terpusat.

Pembelian Terdesentralisasi

Pembelian terdesentralisasi adalah pengaturan di mana proses pembelian terdesentralisasi. Setiap departemen atau bagian organisasi harus membuat pengaturan sendiri untuk pembelian persediaan. Artinya, wewenang dan tanggung jawab pembelian telah didesentralisasikan.

Keputusan untuk memusatkan atau mendesentralisasikan pembelian alat tulis dan persediaan bergantung pada keuntungan dan kerugian dari pembelian terpusat dan terdesentralisasi.

Manfaat Pembelian Terpusat

(1) Toko berada dalam satu departemen, sehingga pengawasan dan kontrol yang lebih baik dapat dilakukan.

(2) Tata letak toko dapat diatur dengan lebih baik.

(3) Spesialisasi yang lebih besar dalam pembelian dimungkinkan.

(4) Diskon, fasilitas kredit, dll., dapat diperoleh dengan pembelian besar.

(5) Pemanfaatan peralatan toko dan ruang penyimpanan yang lebih baik, adalah mungkin.

(6) Standarisasi ATK di semua jurusan dapat disusun.

Kerugian dari Pembelian Terpusat

  1. Staf terpisah harus ditunjuk untuk mengurus pekerjaan yang melibatkan biaya pemeliharaan catatan dan penerbitan alat tulis. Ini ditambahkan ke biaya overhead.
  2. Keterlambatan pasokan dari toko terpusat mungkin terjadi, karena prosedur yang harus diikuti sebelum mendapatkan alat tulis.

Manfaat Pembelian Terdesentralisasi

  1. Prosedur pembelian dapat dipersingkat.
  2. Memiliki fleksibilitas dan penundaan pemotongan.
  3. Pembelian dapat dilakukan sesuai dengan spesifikasi yang tepat.
  4. Biaya overhead dari sistem terpusat dihilangkan.

Kerugian dari Pembelian Terdesentralisasi

  1. Standardisasi tidak dapat dilakukan.
  2. Keuntungan membeli dalam jumlah besar tidak dapat dinikmati.
  3. Spesialisasi dalam pembelian tidak dimungkinkan.

Prosedur Pembelian Alat Tulis

  1. Permintaan pembelian
  2. Memanggil kutipan
  3. Memilih pemasok
  4. Menempatkan pesanan
  5. Penerimaan barang
  6. Pemeliharaan akun
  7. Penyimpanan
  8. Pengamanan

Prosedur Pembelian

Apakah pembelian itu terpusat atau terdesentralisasi, penting untuk memiliki prosedur ilmiah untuk pembelian alat tulis dan persediaan di kantor. Prosedur berikut dapat diikuti:

(a) Permintaan Pembelian:

Permintaan pembelian adalah formulir cetak yang umumnya digunakan sebagai permintaan formal ke departemen pembelian. Departemen pembelian menerima permintaan pembelian dari berbagai departemen organisasi.

Permintaan pembelian dapat ditulis dalam rangkap dua, yang asli dikirimkan kepada orang yang membeli dan yang lain disimpan oleh orang yang mengajukan permintaan.

(b) Berapa banyak yang harus dipesan:

Penanggung jawab pembelian harus memutuskan jumlah pesanan dengan sangat hati-hati. Tidak diragukan lagi, pesanan besar membawa diskon dagang dan diskon tunai. Namun terkadang, mereka menghasilkan pemborosan yang besar karena pembelian yang berlebihan karena ada barang-barang tertentu yang rusak jika disimpan dalam persediaan terlalu lama.

Misalnya bantalan stempel, kertas karbon, pengetikan, pita dll mengering. Otoritas pembelian harus menentukan jumlah yang akan dipesan pada satu waktu setelah mempertimbangkan faktor-faktor berikut:

(i) Konsumsi biasa selama suatu periode.

(ii) Ruang penyimpanan tersedia.

(iii) Keuangan tersedia.

(iv) Biaya penyimpanan dan investasi modal.

(v) Jumlah persediaan pengaman.

(vi) Risiko keusangan.

(vii) Jumlah minimum dan maksimum yang harus disimpan dalam persediaan.

(viii) Penghematan berlaku untuk pembelian grosir.

(xi) Waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan persediaan.

Memperoleh Kutipan:

Setelah tanda terima permintaan pembelian, sumber alat tulis dan persediaan harus dipilih. Umumnya, departemen pembelian menyimpan daftar pemasok untuk semua barang yang dibutuhkan.

Kutipan akan dipanggil dengan tetap memperhatikan manfaat bagi perhatian harga terendah, kualitas yang lebih baik, pengiriman cepat, persediaan yang dapat diandalkan sesuai dengan spesifikasi, dll. Setelah menerima kutipan, kutipan dibuka pada waktu yang ditentukan dan pernyataan perbandingan disiapkan.

Syarat dan ketentuan pasokan sedang bernegosiasi dengan satu atau lebih pemasok pada pemeriksaan daftar harga dan pemeriksaan sampel.

(d) Melakukan Pemesanan:

Setelah membandingkan penawaran dan ketentuan pengiriman, pesanan sebenarnya ditempatkan dengan perusahaan yang dipilih dalam bentuk yang ditentukan. Pesanan menunjukkan semua rincian dari berbagai item, jumlah yang dibutuhkan, harga yang disepakati, syarat pembayaran, cara pengiriman dan tanggal pengiriman. Perintah tersebut harus ditandatangani oleh petugas bagian pembelian atau manajer kantor.

(e) Tindak lanjut:

Setelah pesanan dilakukan, akan tepat untuk menindaklanjutinya sehingga persediaan diterima tepat waktu. Jika ada ketidakteraturan atau keterlambatan pengiriman, peringatan harus diberikan kepada pemasok. Nama pemasok yang gagal bayar harus dicoret dari daftar pemasok.

(f) Penerimaan Alat Tulis:

Dalam masalah besar, barang dipasok bersama dengan nota pengiriman dalam rangkap dua kepada pelanggan. Segera setelah barang diterima, petugas yang bersangkutan melakukan verifikasi barang dengan nota pengiriman. Setelah itu satu salinan nota pengiriman dikembalikan ke pemasok.

Tagihan kredit juga akan diterima baik bersamaan dengan pengiriman barang atau setelah satu atau dua hari. Ketika tagihan diterima, itu akan dihitung dengan item. Jika entri yang berkaitan dengan item sudah benar, maka entri dibuat dalam catatan di halaman masing-masing.

Jika semua item memuaskan, tagihan yang ditandatangani oleh petugas pembelian dikirim ke departemen akun untuk tindakan lebih lanjut. Terkadang, catatan penerimaan barang disiapkan oleh penjaga toko alih-alih menyerahkan tagihan.

Standardisasi Perlengkapan Kantor

Standarisasi alat tulis dan perlengkapan kantor berarti menjamin keseragaman dalam spesifikasi barang. Proses standardisasi melibatkan penetapan ukuran, dimensi, kualitas, dan spesifikasi lain yang tepat terkait dengan setiap item pasokan yang diperlukan. Pengadaan berbagai item perlengkapan kantor melibatkan pertimbangan tujuan penggunaannya.

Manfaat:

Standardisasi memiliki keuntungan sebagai berikut:

  1. Ini membantu petugas pembelian untuk mengetahui persyaratan yang tepat dari berbagai departemen perusahaan.
  2. Memastikan efisiensi dalam operasional kantor dengan meningkatkan kecepatan kerja.
  3. Menghemat pembelian dengan membeli dalam jumlah besar dan mengurangi jumlah pesanan pembelian.
  4. Menghindari kerugian yang mungkin disebabkan oleh pembelian perlengkapan di bawah standar.
  5. Memastikan keseragaman dalam spesifikasi berbagai item.

Related Posts