Cara Cepat Menjadwalkan dan Membagikan Rapat Google Kalender di Google Chat

Di tempat kerja, sangat penting untuk merencanakan dan menjadwalkan pertemuan Anda sebelumnya. Ini memberi karyawan Anda informasi awal dan memungkinkan mereka membuat semua persiapan yang diperlukan untuk rapat. Saat ini, mencari waktu untuk menelepon atau merencanakan pertemuan langsung semakin sulit. Jauh lebih mudah untuk menjadwalkan rapat Anda di layanan konferensi video seperti Google Meet.

Untuk melakukannya, Anda harus terlebih dahulu menyiapkan acara di Google Kalender. Penjadwalan dalam Google Kalender memungkinkan Anda mengirim undangan ke kontak Anda secara langsung. Dan untuk membuat segalanya lebih mudah, kini Anda juga dapat menjadwalkan rapat Kalender langsung dari percakapan Google Chat.

Menjadwalkan Rapat Kalender Google dari Google Chat di Desktop

Pertama, buka chat.google.com dan masuk dengan akun Google Anda. Kemudian, untuk menjadwalkan rapat di Google Kalender, Anda cukup mengarahkan kursor ke nama orang/grup (di sisi kiri layar) yang ingin Anda ajak rapat dan klik ikon ‘Kalender’ dari kotak pop-over.

Jika utas Obrolan terbuka, Anda juga dapat mengklik ikon Kalender di sisi kanan bidang tempat Anda mengetik pesan.

Setelah mengklik ikon, panel Kalender akan terbuka di sisi kanan layar Anda. Di kanan bawah, Anda akan menemukan opsi untuk mengedit pengaturan waktu acara Kalender. Klik opsi ‘Edit di Kalender’.

Tindakan ini akan membawa Anda ke Google Kalender. Di bagian atas layar, Anda dapat mengubah judul rapat menjadi apa saja yang berkaitan dengan tujuan rapat.

Tepat di bawahnya, Anda dapat mengatur tanggal rapat. Anda dapat mengetikkan tanggal secara manual atau memilih dari kalender yang akan disediakan.

Selanjutnya, Anda dapat mengatur kapan rapat Anda akan dimulai, dan kapan akan berakhir. Sama seperti tanggal, Anda juga dapat memasukkan waktu secara manual, atau memilih dari opsi yang disediakan.

Jika rapat yang Anda jadwalkan akan menjadi acara harian, mingguan, bulanan, atau tahunan, Anda tidak perlu menyiapkannya lagi dan lagi. Cukup pilih opsi ‘Jangan ulangi’ di bawah waktu untuk memutuskan seberapa sering rapat akan diadakan.

Selanjutnya, di bawah ‘Detail Acara’, Anda dapat memilih kapan Anda ingin diberi tahu tentang rapat tersebut. Kita menyarankan Anda memilih waktu yang lebih dekat dengan pertemuan (5-10 menit).

Lebih jauh di bawah, Anda akan menemukan kotak ‘Deskripsi’. Anda dapat menggunakan area ini untuk menyampaikan kepada anggota apa yang akan dibahas dalam rapat. Ini akan memberi anggota gagasan tentang apa yang diharapkan, dan apa yang diharapkan dari mereka.

Di sisi kanan layar, di bawah ‘Tamu’. Anda dapat menambahkan lebih banyak anggota ke rapat Anda.

Jika Anda membuat kesalahan dan menambahkan seseorang yang tidak seharusnya hadir dalam rapat, Anda dapat dengan mudah menghapusnya dengan mengklik ikon silang (x) di samping namanya.

Sekarang Anda dapat menyimpan rapat di Kalender Anda dengan mengeklik ‘Simpan’ di bagian atas layar.

Google Kalender kemudian akan menanyakan apakah Anda ingin mengirim email ke anggota rapat dan memberi tahu mereka. Klik ‘Kirim’.

Itu dia. Jika Anda membuka Google Kalender, Anda akan melihat bahwa rapat Anda telah disimpan.

Klik di atasnya, dan itu akan memberikan lebih banyak opsi.

Anda dapat bergabung ke rapat langsung dari Google Kalender.

Menjadwalkan Rapat di Google Kalender dari Aplikasi Google Chat di Seluler

Jika Anda menggunakan ponsel untuk menyiapkan rapat, yang perlu Anda lakukan hanyalah meluncurkan aplikasi Google Chat dan membuka obrolan orang (atau ruangan) yang ingin Anda ajak mengadakan rapat. Kemudian, ketuk ikon Google Kalender di bawah area pengetikan untuk membuat dan menjadwalkan rapat Kalender.

Setelah Anda mengklik ikon Kalender di bagian bawah layar, Anda akan dibawa ke aplikasi Google Kalender dengan panel kecil di bagian bawah layar dengan beberapa detail. Anda harus menyeret dan menggesek panel untuk membukanya sepenuhnya dan mengungkapkan lebih banyak detail.

Setelah menggesek ke atas, atur tanggal dan waktu rapat. Untuk memilih frekuensi pertemuan, Anda harus mengklik ‘Opsi lainnya’.

Pilih ‘Tidak berulang’ sebagai frekuensi pertemuan jika itu adalah acara satu kali.

Selanjutnya, gulir ke bawah untuk memilih kapan menerima pemberitahuan dari Kalender. Klik pada waktu default yang dipilih oleh aplikasi untuk membuka lebih banyak opsi.

Pilih kapan Anda ingin diberi tahu. Tanda centang biru akan ditampilkan di sebelah opsi yang dipilih.

Setelah memilih jumlah waktu yang diinginkan, kembali ke panel utama dan klik ‘Simpan & bagikan’.

Aplikasi akan menanyakan apakah Anda ingin memberi tahu anggota acara melalui email sebelum menyimpan. Klik ‘Simpan & bagikan’ untuk mengonfirmasi.

Rapat terjadwal akan muncul di Google Kalender Anda serta di Google Meet tempat rapat akan benar-benar terjadi.

Related Posts