Panduan lengkap bagi guru dan pelatih untuk membuat sesi breakout virtual dan memberikan tugas kelompok kepada peserta dalam rapat Zoom
Banyak organisasi, baik itu sekolah, bimbingan virtual, dan bahkan bisnis telah beralih ke rapat/panggilan Zoom sejak pandemi melanda kita. Efisiensi platform konferensi video online ini sangat luar biasa. Perangkat lunak ini bahkan memfasilitasi pembuatan sesi breakout virtual untuk membantu guru dan pelatih memberikan tugas kelompok kepada peserta rapat Zoom.
Ruang Breakout secara khusus berguna bagi guru yang mengadakan kelas online untuk siswa. Katakanlah, misalnya, untuk tugas atau proyek kelompok, seorang guru dapat membuat ruang kerja kelompok di Zoom dan menugaskan siswa dalam kelompok ke setiap ruang kerja kelompok. Siswa dapat berkolaborasi dalam mengerjakan tugas secara kelompok di ruang kerja yang telah disediakan untuk mereka dan guru dapat mengawasi siswa di setiap ruang kerja. Seperti ruang kelas yang sebenarnya.
Cara Mengaktifkan Ruang Breakout
Hanya akun ‘Admin’ yang dapat membuat dan menggunakan Ruang Kerja Kelompok dalam zoom. Jika Anda seorang guru di sekolah, mintalah administrasi TI sekolah Anda untuk mengaktifkan fitur Ruang Kerja Kelompok untuk digunakan semua guru.
Jika Anda memiliki akses admin di akun Zoom Anda, buka zoom.us/profile, klik opsi ‘Pengaturan’ di bawah bagian ‘Pribadi’ di sebelah kiri, dan klik ‘Dalam Rapat (Lanjutan) ‘ opsi di sebelah kanan untuk melanjutkan.
Pilih opsi ‘Dalam Rapat (Lanjutan)’ di bawah sub-bagian ‘Rapat’ pada kolom ‘Pengaturan Pribadi’.
Opsi kedua di bawah pengaturan Rapat Tingkat Lanjut adalah yang kita cari. Aktifkan opsi ‘Ruang Breakout’ dengan menggeser bilah sakelar di sebelahnya menjadi biru.
Opsi ini akan memungkinkan Anda untuk membagi grup Anda menjadi ruang kerja kelompok yang lebih kecil.
Sekarang, Anda dapat mendistribusikan peserta rapat ke dalam grup terpisah sehingga mereka dapat berkolaborasi dalam tugas dalam grup.
Setelah mengaktifkan Ruang Breakout di akun Anda, buat rapat Zoom dan undang semua peserta ke sana.
Membuat Breakout Room di Zoom Meeting
Di jendela rapat Zoom, Anda akan melihat opsi ‘Ruang Breakout’ di bilah kontrol host. Klik untuk mengonfigurasi Ruang Breakout untuk rapat yang sedang berlangsung.
Pada dialog pop-up ruang kerja, Anda dapat memilih jumlah ruang yang ingin Anda bagi menjadi peserta. Klik kotak di sebelah opsi ‘Tetapkan peserta ke dalam’ dan masukkan jumlah ruang kerja kelompok yang ingin Anda buat.
Anda dapat membagi peserta sendiri dengan memilih opsi ‘Secara Manual’. Atau Anda dapat mengaktifkan opsi ‘Otomatis’ default untuk memungkinkan Zoom membagi peserta secara proporsional ke dalam grup terpisah berdasarkan jumlah ruang kerja kelompok yang Anda pilih untuk dibuat. Ini akan menunjukkan jumlah peserta yang akan ditambahkan ke setiap ruangan di bagian bawah kotak dialog.
Setelah Anda selesai dengan spesifikasinya, klik tombol ‘Buat Kamar’ di bagian bawah kotak dialog.
Zoom akan membuat ruang kerja kelompok dan secara acak menambahkan jumlah peserta yang sama ke setiap ruang (selama jumlah peserta rapat genap) jika Anda memilih opsi ‘Otomatis’.
Secara default, Breakout Room akan diberi nama sebagai ‘Breakout Room 1’, ‘Breakout Room 2’, dan seterusnya. Anda dapat mengganti nama ruang kerja kelompok dengan mengarahkan kursor mouse ke nama ruang dan memilih opsi ‘Ganti nama’.
Pindahkan atau Tukar Peserta antar Ruang Kerja
Jika pengaturan otomatis oleh Zoom tidak cocok untuk Anda, Anda dapat memindahkan atau menukar peserta antar ruang kerja kelompok dengan mengarahkan kursor ke nama peserta dan memilih opsi ‘Pindah ke’ atau ‘Tukarkan’.
Untuk memindahkan peserta tertentu ke ruangan lain, klik tombol ‘Pindahkan Ke’ di sebelah nama orang tersebut (setelah mengarahkan kursor) dan pilih ruangan yang ingin Anda tetapkan untuk mereka.
Pindahkan peserta ke grup lain dengan menggunakan opsi ‘Pindahkan Ke’.
Demikian juga, tukar peserta dengan seseorang dari ruangan yang berbeda dengan memilih opsi ‘Tukarkan’ di sebelah nama mereka.
Ganti peserta dengan peserta lain dengan mengklik tombol ‘Tukar’.
Konfigurasikan opsi Ruang Breakout
Untuk lebih menyesuaikan ruang kerja kelompok untuk rapat Anda, klik tombol ‘Opsi’ di bagian bawah dialog ruang kerja kelompok.
Pada layar Opsi, Anda dapat mengaktifkan opsi ‘Pindahkan semua peserta ke ruang kerja kelompok secara otomatis’ untuk secara otomatis menerima dan bergabung dengan peserta ke ruang kerja kelompok yang ditetapkan. Jika Anda tidak menggunakan opsi ini, maka peserta harus bergabung dengan ruang kerja kelompok secara manual setelah Anda membuka ruang untuk akses.
Dalam opsi, Anda juga dapat mengonfigurasi ruang kerja kelompok untuk ditutup secara otomatis setelah waktu yang ditentukan dengan memasukkan jumlah menit yang Anda inginkan untuk berlangsungnya sesi kerja sama, dan Anda juga dapat mengaktifkan ‘Penghitung Waktu Mundur’ agar peserta Anda tahu kapan ruang pelarian akan segera ditutup.
Mulai Sesi Breakout
Terakhir, mulailah Breakout Session dengan membuka semua breakout room agar peserta dapat bergabung dan mulai mengerjakan tugas kelompok. Klik tombol ‘Buka Semua Kamar’ di bagian bawah.
Jika Anda tidak mengaktifkan opsi untuk secara otomatis bergabung dengan peserta ke ruang kerja kelompok, peserta akan melihat kotak dialog berikut di layar rapat Zoom mereka untuk bergabung dengan ruang kerja kelompok yang dibuat untuk mereka.
Siarkan Pesan ke semua Ruang Breakout
Setelah ruang kerja kelompok Anda terbuka, dan semua peserta telah bergabung dengan ruang masing-masing, Anda dapat mengirim pesan siaran kepada mereka semua dengan mengeklik tombol ‘Siarkan pesan ke semua’ di jendela Ruang Kerja Kelompok.
Bergabunglah dengan Ruang Breakout Sendiri
Pada titik ini, sebagai tuan rumah, Anda juga dapat memilih bergabung dengan ruang kerja kelompok untuk mengawasi atau membantu peserta tentang sesuatu. Pada jendela konfigurasi Breakout Rooms, klik tombol ‘Join’ di sebelah Room yang ingin Anda ikuti.
Menutup semua Ruang Breakout
Setelah sesi breakout selesai dan Anda ingin semua peserta bergabung kembali ke rapat utama, klik tombol ‘Tutup Semua Ruangan’ berwarna merah di bagian bawah kotak dialog Ruang Breakout.
Ini akan membawa semua peserta kembali ke rapat Zoom utama.
Kiat Bonus: Pra-Menetapkan Ruang Breakout di Rapat Terjadwal
Karena Ruang Kerja Kelompok sebagian besar berguna untuk guru yang mengambil kelas online, kemungkinan besar Anda sering menjadwalkan rapat dengan peserta sehingga semua orang dapat menghapus kalender mereka dan tersedia untuk bergabung dalam rapat pada waktu yang dijadwalkan.
Untungnya, Anda dapat mengonfigurasi Ruang Kerja Kelompok untuk rapat terjadwal juga untuk menetapkan peserta sebelumnya ke Ruang Kerja Kelompok sehingga Anda dapat menghemat waktu yang dihabiskan dalam mengonfigurasi sesi kerja kelompok saat rapat sedang berlangsung.
Agar dapat menetapkan ruang kerja kelompok sebelumnya dalam rapat terjadwal, Anda harus mengaktifkan opsi yang sama di halaman zoom.us/account/setting.
Klik opsi di bawah baris ‘Ruang Kerja Kelompok’, yang bertuliskan ‘Izinkan tuan rumah menetapkan peserta ke ruang kerja kelompok saat menjadwalkan’.
Setelah selesai, gulir ke atas dan pilih opsi ‘Rapat’ di bawah bagian ‘Pribadi’. Kemudian, pilih juga rapat yang ingin Anda tambahkan Ruang Kerja Kelompok di bawah daftar ‘Rapat Mendatang’.
Pilih rapat terjadwal di bawah daftar ‘Rapat Mendatang’ Anda.
Sekarang, pilih opsi ‘Edit Rapat ini’ di bagian bawah halaman rapat yang dipilih.
‘Edit Rapat ini’ akan membuka halaman web baru di mana Anda dapat membuat pengaturan lebih lanjut.
Catatan: Jika Anda belum memiliki rapat terjadwal, klik tombol ‘Jadwalkan Rapat Baru’ untuk membuat Rapat baru dan konfigurasikan sebagai berikut.
Streaming lebih jauh di halaman pengeditan/pembuatan rapat untuk menemukan bagian yang disebut ‘Opsi Rapat’. Centang kotak di sebelah opsi yang mengatakan ‘Breakout Room Pra-tetapkan’.
Kemudian, klik tautan ‘Buat Ruang’ untuk membuat dan menetapkan terlebih dahulu ruang kerja kelompok untuk peserta rapat.
Klik tombol ‘+’ di sebelah ‘Ruang’ pada kotak dialog pop-up untuk menambahkan Ruang Kerja Kelompok ke rapat yang dijadwalkan.
Setelah ruang dibuat, klik kotak bidang ‘Tambahkan peserta’ untuk mengetikkan nama peserta dan menetapkan mereka sebelumnya ke ruang kerja kelompok.
Ulangi langkah yang sama untuk semua ruang kerja kelompok yang ingin Anda buat. Setelah selesai, klik tombol ‘Simpan’ di kanan bawah dialog.
Terakhir, simpan Opsi Rapat untuk rapat terjadwal dengan mengklik tombol ‘Simpan’.
Membuat ruang breakout mungkin merupakan proses yang rumit, tetapi tentu saja ini adalah proses yang efisien. Melalui ini, Anda dapat mengelola panggilan tim, ruang kelas virtual, atau jenis sesi pelatihan apa pun dengan lebih baik.