Panduan Utama untuk Mengobrol di Microsoft Teams, dan 9 Tips untuk Menjadi Pro

Pelajari semua tentang Obrolan di Microsoft Teams

Microsoft Teams adalah salah satu aplikasi Kolaborasi Workstream terpopuler yang tersedia saat ini. Antarmukanya yang canggih dan ramping sangat populer di kalangan massa. Dan organisasi menggunakan Microsoft Teams untuk melakukan lebih dari sekadar rapat video karena alasan yang tepat ini.

Berkolaborasi dengan anggota tim semudah kue di Microsoft Teams dengan berbagai cara untuk mengobrol. Baik Anda ingin mengobrol dengan seluruh tim, grup yang lebih kecil, atau mengobrol pribadi dengan seseorang, Anda dapat melakukan semuanya dengan Microsoft Teams.

Cara Mengobrol Secara Pribadi di Microsoft Teams

Untuk melakukan obrolan pribadi 1:1 atau grup dengan anggota organisasi Anda, klik ikon ‘Obrolan Baru’ di sebelah kiri Bilah Perintah. Ikon Obrolan Baru dapat diakses di mana pun Anda berada di Microsoft Teams, yaitu Anda tidak perlu membuka tab ‘Obrolan’ untuk memulai obrolan baru.

Layar ‘Obrolan Baru’ akan terbuka. Ketik nama orang yang ingin Anda ajak mengobrol di bagian ‘Kepada’ di atas. Kemudian ketik pesan Anda di kotak pesan di bawah ini dan kirimkan.

Obrolan baru akan dimulai dengan penerima. Anda dapat mengakses obrolan aktif kapan saja dari tab ‘Obrolan’ di bilah navigasi kiri. Pergi ke Obrolan dari kiri dan semua Obrolan Anda sebelumnya akan terdaftar. Klik utas mana pun untuk membukanya dan mulai mengobrol.

Cara Mengobrol di Saluran di Microsoft Teams

Tim terdiri dari Saluran yang merupakan tempat khusus untuk berbagai proyek, departemen, atau topik yang dikerjakan tim. Saluran dapat memiliki semua atau beberapa anggota tim berdasarkan kreasi mereka. Jika Anda perlu berbicara dengan semua anggota tim Anda, Saluran adalah tempat terbaik untuk melakukannya. Semua Saluran memiliki tab ‘Postingan’ di dalamnya. Di sinilah percakapan terjadi.

Klik ‘Tim’ pada bilah navigasi di sebelah kiri. Semua Tim Anda akan muncul dengan Saluran yang tercantum di bawahnya. Buka Saluran tempat Anda ingin mengobrol.

Secara default, tab ‘Postingan’ akan terbuka. Pergi ke bagian bawah layar. Ketik pesan Anda di kotak pesan untuk memulai percakapan baru.

9 Tips untuk Pengalaman Obrolan yang Lebih Baik di Microsoft Teams

Obrolan adalah pusat pengalaman Microsoft Teams bagi pengguna. Tapi Obrolan bukan hanya pertukaran pesan tertulis di Microsoft Teams. Ini menawarkan lebih banyak lagi. Jadilah profesional dan selesaikan lebih banyak hal hanya dengan mengobrol di Microsoft Teams dengan tips dan trik berikut.

Gunakan Bilah Perintah untuk Mempercepat

Bilah Perintah di Microsoft Teams bukanlah tchotchke. Itu ada untuk membuat hidup Anda lebih mudah dan Anda pasti harus menggunakannya secara maksimal. Ada beberapa cara Anda dapat menggunakan Command Bar untuk mempercepat saat mengobrol.

  • Temukan atau Mulai Obrolan dari Bilah Perintah: Ketikkan nama orang di bilah perintah yang ingin Anda ajak mengobrol. Nama mereka dan obrolan grup apa pun yang Anda berdua ikuti akan muncul. Klik nama mereka untuk pergi ke obrolan 1:1 Anda dengan mereka; jika Anda belum pernah melakukan obrolan 1:1 dengan mereka sebelumnya, itu akan memulai obrolan baru. Atau, pilih grup untuk melanjutkan obrolan di sana.

  • Kirim Pesan Langsung dari Bilah Perintah menggunakan perintah ‘/ chat’: Bilah Perintah, pertama dan terpenting, adalah bilah perintah. Dan akan sangat sia-sia jika tidak menggunakan perintah ini, terutama karena mereka dapat menghemat banyak waktu Anda. Jika Anda hanya ingin mengirim pesan cepat ke orang lain, lakukan langsung dari bilah perintah dan simpan beberapa klik. Ketik /chat di bilah perintah, ikuti dengan spasi, lalu masukkan nama orang tersebut dan terakhir pesan yang ingin Anda kirimkan kepada mereka.

  • Cari pesan lama apa pun menggunakan Bilah Perintah: Jika Anda ingin menemukan pesan lama, Bilah Perintah siap melayani Anda lagi. Masukkan kata kunci dari pesan yang Anda coba temukan dan tekan tombol enter. Ini akan mencantumkan semua pesan Anda yang berisi kata kunci itu. Anda bahkan dapat menggunakan filter untuk melakukan pencarian khusus berdasarkan Tim, tanggal, lampiran, dll.

Tekan ‘Shift + Enter’ untuk Memulai Baris Baru

Di Microsoft Teams, apakah Anda mengobrol dalam obrolan pribadi atau percakapan saluran, ada sesuatu yang sangat mengganggu sehingga terkadang Anda ingin memasukkan kepala ke dalam oven. Kita berbicara tentang barbarisme tombol ‘Enter’. Saat mengetik pesan Anda, menekan tombol ‘Enter’ mengirim pesan Anda sedangkan yang Anda coba lakukan hanyalah menyisipkan jeda baris agar mudah dibaca.

Dan mari kita menjadi nyata. Ini adalah pesan profesional dan tidak terlihat lucu, seperti pada obrolan WhatsApp Anda, untuk membombardir orang lain dengan serangkaian teks untuk menyampaikan satu pesan. Tetapi Anda juga tidak ingin mengirim paragraf satu spasi yang sangat panjang ke orang lain. Jadi apa yang harus dilakukan?

Ketika dalam situasi ini, ingatlah bahwa tombol ‘Shift + Enter’ alih-alih tombol Enter lama yang biasa memulai baris baru dalam pesan yang sama tanpa mengirimkannya.

Gunakan Sebutan dan Balasan ‘@’ untuk Menjaga Segalanya Tetap Teratur dalam Percakapan Saluran

Saluran mungkin terlihat seperti obrolan grup besar, tetapi mereka tidak harus semrawut seperti obrolan grup yang terkadang cenderung terjadi. Saat Anda memposting sesuatu di saluran, Anda mempostingnya untuk dilihat semua orang. Namun jika ada orang tertentu yang perlu diperhatikan dalam pesan tersebut, Anda dapat menyebutkannya menggunakan ‘@’ dan orang tersebut akan mendapatkan notifikasi. Dengan demikian, memastikan bahwa pesan Anda tidak tersesat di lautan pesan di saluran.

Saat Anda mengobrol di saluran, juga merupakan praktik yang baik untuk membalas pesan sebelumnya sambil melanjutkan percakapan. Melakukannya pada dasarnya menciptakan utas percakapan dan memudahkan semua orang untuk mengikutinya. Klik opsi ‘Balas’ di bawah kiriman asli untuk menggunakan fitur ini.

Prioritaskan Pesan Penting

Di Obrolan pribadi, Anda dapat mengatur opsi pengiriman untuk pesan penting. Klik tombol ‘Set Delivery Options’ (‘!’ simbol) di bawah kotak pesan dan pilih dari opsi yang tersedia. Secara default, opsi pengiriman untuk semua pesan adalah ‘Standar’. Tetapi mereka dapat diubah menjadi ‘Penting’ dan ‘Mendesak’ sesuai kebutuhan Anda.

Catatan: Opsi pengiriman hanya dapat diubah untuk pesan di Obrolan Pribadi dan bukan percakapan Saluran.

Format Pesan Anda untuk Dampak yang Lebih Besar

Baik Anda mengobrol secara pribadi atau di saluran, Microsoft Teams menawarkan fitur untuk memformat pesan Anda. Jadi, selamatkan semua orang dari masalah pesan yang panjang dan membosankan dan gunakan opsi pemformatan untuk menambahkan semangat pada pesan tersebut. Klik ikon ‘Format’ (A dengan kuas) di bawah kotak pesan untuk membuka opsi pemformatan dan memiringkan, menebalkan, menggarisbawahi, dan melakukan lebih banyak lagi dengan pesan Anda.

Hapus Pesan yang Sudah Terkirim

Anda juga dapat menghapus pesan yang sudah dikirim dalam obrolan pribadi serta saluran di teams. Untuk menghapus pesan, arahkan kursor ke pesan tersebut. Serangkaian emoji akan muncul. Klik opsi ‘Lainnya’ (tiga titik) di bagian akhir dan pilih ‘Hapus’ dari menu pop-up. Ini akan menghapus pesan dari penerima juga.

Bagikan Layar Anda Dalam Obrolan

Berbagi layar selama rapat adalah hal biasa, tetapi di Microsoft Teams Anda juga dapat berbagi layar dari Obrolan. Jadi, jika Anda ingin berbagi layar dengan cepat dengan seseorang yang mengobrol dengan Anda, Anda dapat melakukannya tanpa harus memulai rapat. Cukup klik ikon ‘Bagikan layar’ di obrolan dan tunggu penerima menerima permintaan Anda untuk berbagi layar.

Masuk ke sini untuk panduan terperinci tentang cara menyaring berbagi dalam obrolan

Gunakan Tab di Obrolan

Tab adalah cara brilian untuk mengakses berbagai hal dengan cepat di Saluran dan menghemat banyak waktu. Faktanya, mereka sangat brilian sehingga tidak ada gunanya membuat mereka terbatas hanya pada Saluran. Anda juga dapat menambahkan Tab ke obrolan pribadi. Jadi, tambahkan file atau aplikasi apa pun yang Anda gunakan untuk berkolaborasi dengan penerima sebagai tab di Obrolan dan akses mereka dengan cepat.

Sembunyikan atau Bisukan Obrolan yang Tidak Ingin Anda Lihat

Tidak ada cara untuk menghapus utas percakapan setelah dimulai, tetapi Anda dapat menyembunyikan obrolan yang tidak Anda inginkan atau membisukannya untuk menghilangkan pemberitahuan dari mereka. Buka ‘Obrolan’ dari bilah navigasi kiri. Lalu, buka obrolan yang ingin Anda sembunyikan atau bisukan. Ikon ‘Opsi lainnya’ (tiga titik) akan muncul. Klik di atasnya, lalu pilih ‘Bungkam’ atau ‘Sembunyikan’ dari menu konteks.

Obrolan adalah bagian penting dari aplikasi WSC apa pun. Menyelesaikan sesuatu dalam obrolan dapat menghemat banyak waktu dan hanya menyediakan ruang untuk hal-hal penting selama rapat. Taklukkan dunia obrolan di Microsoft Teams dengan bantuan dari beberapa tips berguna di atas dan tampil seperti Pro di antara rekan kerja Anda.

Related Posts