Analisis Pekerjaan – Apa itu, untuk apa dan bagaimana hal itu dilakukan

Kami menjelaskan apa itu analisis pekerjaan, bagaimana hal itu dilakukan dan untuk apa. Selain itu, unsur deskripsi pekerjaan.

Apa itu analisis pekerjaan?

Analisis pekerjaan adalah suatu proses yang berfungsi untuk mengumpulkan informasi tentang tugas, tanggung jawab, keterampilan yang dibutuhkan dan hasil yang diharapkan dari suatu posisi pekerjaan, untuk mengetahui profil mana yang paling cocok untuk ditempati.

Prosesnya melibatkan pengumpulan data sebanyak mungkin untuk membuat deskripsi pekerjaan yang lengkap. Mereka yang bertanggung jawab melakukan analisis adalah departemen Sumber Daya Manusia suatu organisasi atau analis khusus, bersama dengan partisipasi berkelanjutan dari seluruh institusi.

Setelah informasi analisis diproses, bagian Sumber Daya Manusia dapat melakukan tahapan berikut, yang terdiri dari mempublikasikan pencarian kerja, memilih tawaran yang diterima, mewawancarai orang yang paling cocok dan memilih kandidat yang paling sesuai.

Lihat juga: Administrasi Sumber Daya Manusia

Kapan analisis pekerjaan dilakukan?

Analisis jabatan dilakukan bila ada kebutuhan untuk mengisi suatu jabatan dalam suatu organisasi (bisa berupa jabatan yang sudah ada dalam bagan organisasi atau jabatan baru), atau untuk meningkatkan level pegawai yang ada saat ini.

Ini adalah proses mendasar bagi institusi mana pun meskipun ada fakta bahwa beberapa institusi tidak menyadari pentingnya hal ini dan memilih metode lain yang kurang tepat dalam menyeleksi dan mempekerjakan karyawan mereka.

Selain itu, terdapat situasi lain dalam organisasi yang memerlukan analisis jabatan, misalnya:

• Ketika Anda memutuskan untuk mendirikan sebuah organisasi.
• Ketika lapangan kerja baru tercipta di institusi.
• Ketika pekerjaan diubah karena adanya distribusi wilayah yang baru.
• Ketika perlu memperbarui sistem kompensasi gaji organisasi.
• Ketika jumlah karyawan yang tidak puas mewakili mayoritas atau ketika ada keluhan kelompok.
• Ketika produktivitas dan kinerja organisasi tidak mencapai tujuan yang diharapkan.

Untuk apa analisis pekerjaan?

Analisis pekerjaan memberikan beberapa manfaat:

• Pelajari lebih baik tentang pekerjaan yang dilakukan oleh setiap karyawan dan setiap area, terutama bagi manajer organisasi.
• Mendeteksi pada waktunya situasi konflik tertentu yang dapat menghambat kinerja kegiatan di suatu daerah.
• Memfasilitasi penggabungan karyawan baru dengan memberikan rincian yang jelas tentang posisi dan harapan yang diharapkan dari kandidat.
• Tetapkan tingkat gaji yang sesuai untuk setiap posisi.

Metode analisis pekerjaan

Ada berbagai metode untuk melakukan analisis pekerjaan, tergantung pada jenis posisi dan bidang yang dirujuknya, yang dapat digunakan secara individu atau kombinasi:

• Metode observasi. Ini terdiri dari modalitas tertua yang tidak kehilangan validitas karena keefektifannya. Hal ini didasarkan pada penelitian melalui observasi langsung terhadap karyawan selama melaksanakan pekerjaannya dan mencatat data-data penting dari observasi tersebut.
• Metode kuesioner. Ini terdiri dari survei yang disiapkan oleh analis khusus yang harus diselesaikan oleh karyawan. Kuesioner dikembangkan dengan cermat untuk memperoleh jawaban spesifik dan informasi yang jelas tentang setiap posisi pekerjaan.
• Metode wawancara. Ini terdiri dari pendekatan yang paling serbaguna dan bermanfaat untuk memperoleh informasi karena melibatkan interaksi timbal balik antara analis dan karyawan, yang pada saat yang sama akan mampu menyelesaikan keraguan. Sebelum wawancara, analis menyiapkan serangkaian pertanyaan dan topik untuk didiskusikan dengan karyawan agar tidak melupakan poin penting apa pun.

Elemen deskripsi pekerjaan

Elemen deskripsi pekerjaan adalah elemen yang memungkinkan dilakukannya analisis yang benar (melalui metode yang paling nyaman). Di antara elemen utamanya adalah:

• Identifikasi posisi. Mengacu pada data posisi, seperti nama posisi, departemen atau pusat biaya mana yang terkait, tingkat pendidikan apa yang diperlukan, dan lain-lain.
• Tujuan dari posisi tersebut. Ini mengacu pada hasil akhir yang diharapkan dari suatu posisi, yang menentukan alasan keberadaannya dalam organisasi.
• Tempat jabatan dalam bagan organisasi. Ini mengacu pada tempat yang ditempati posisi tersebut dalam representasi grafis struktur organisasi.
• Aktivitas sehari-hari dari posisi tersebut. Ini mengacu pada rincian tugas sehari-hari yang harus dilakukan seseorang ketika menduduki posisi tersebut.
• Tautan kuncinya. Hal ini mengacu pada hubungan dengan area internal organisasi dan dengan agen eksternal yang memiliki kontak dengan posisi tersebut, dan tujuan dari hubungan tersebut.
• Pengambilan keputusan atas posisi tersebut. Hal ini mengacu pada tingkat tanggung jawab yang diperlukan suatu jabatan untuk mengambil keputusan, baik secara individu maupun bersama (dalam hal ini harus diperjelas dengan bidang atau jabatan mana yang saling terkait).
• Indikator kinerja utama. Dari istilah bahasa Inggris KPI ( Key Performance Indicator ) mengacu pada suatu jenis pengukuran yang memungkinkan kita mengetahui tingkat kinerja atau kinerja dan dikaitkan dengan tujuan jabatan (biasanya diukur dalam persentase).
• Promosi internal posisi. Ini mengacu pada pencarian dalam organisasi untuk mencari profil yang cocok untuk mengisi posisi yang kosong. Hal ini merupakan salah satu cara untuk mendorong pertumbuhan pegawai di dalam institusi.
• Persediaan yang diperlukan untuk posisi tersebut. Ini mengacu pada detail elemen dan ruang fisik yang diperlukan untuk kinerja posisi yang benar sehingga orang tersebut dapat memenuhi tujuan yang ditetapkan (misalnya, komputer, meja, telepon seluler, dan lain-lain).

Lanjutkan dengan: Rotasi personel

Referensi

• «Analisis pekerjaan» di Karir keseimbangan
• «Analisis pekerjaan» dalam Sumber Daya Manusia
• «Analisis pekerjaan dalam administrasi sumber daya manusia» di FCAenlinea.unam.mx
• «11 elemen kunci yang perlu dipertimbangkan dalam deskripsi pekerjaan» di Humansmart
• “Apa yang dimaksud dengan KPI dalam pemasaran?” dalam Pemasaran dan web