Apa itu Sistem Informasi dan Contohnya

Sistem Informasi merupakan kerangka terstruktur yang mengintegrasikan komponen-komponen yang berbeda untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan mendistribusikan informasi dalam suatu organisasi. Komponen-komponen tersebut termasuk perangkat keras (seperti komputer dan server), perangkat lunak (aplikasi dan sistem operasi), jaringan komunikasi (kabel dan Wi-Fi), manusia (pengguna dan administrator), dan prosedur bisnis yang mengatur penggunaan sistem informasi.

Sistem informasi terdiri dari sumber daya yang saling berhubungan dan berinteraksi.

Apa itu sistem informasi?

Sistem informasi adalah seperangkat orang, proses, dan alat yang bertujuan untuk mengelola data dan informasi, sehingga dapat diambil dan diproses dengan mudah dan cepat.

Setiap sistem informasi terdiri dari serangkaian sumber daya yang saling berhubungan dan berinteraksi, terorganisir dengan baik dan diatur dengan cara yang paling nyaman sehubungan dengan tujuan informasi tertentu, yang mungkin antara lain mengumpulkan informasi pribadi, memproses statistik, mengatur file.

Sistem informasi mungkin menghadirkan perbedaan, namun umumnya mengumpulkan dan mengklasifikasikan data, yang diproses oleh manusia dan/atau dengan sumber daya komputer, sehingga mudah untuk dipahami dan diambil. Dengan demikian, informasi ini disimpan agar mudah dikonsultasikan atau diungkapkan bila diperlukan.

Sistem ini digunakan dalam organisasi bisnis dan pemerintah, tetapi juga di situs atau struktur lain, seperti perpustakaan, universitas, museum, jejaring sosial, atau aplikasi.

Sistem informasi tidak sama dengan sistem komputer. Meskipun peralatan teknologi atau komputer memainkan peran mendasar, sistem informasi juga bergantung pada organisasinya, orang-orang yang terlibat, dan aktivitasnya.

Ini mungkin membantu Anda: Basis data

Definisi

Sistem informasi adalah suatu sistem yang mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, kontrol, analisis, dan visualisasi dalam sebuah organisasi. Sistem ini memanfaatkan teknologi informasi (TI) seperti komputer dan perangkat lunak untuk mengelola data dan informasi.

Tujuan

Tujuan utama dari sistem informasi adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi bisnis, mendukung manajemen dalam pengambilan keputusan, dan memberikan keuntungan kompetitif melalui penggunaan teknologi informasi yang tepat.

Karakteristik sistem informasi

Suatu sistem informasi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

• • Ia memiliki organisasi tertentu. Disusun sedemikian rupa agar berfungsi dengan baik sehingga informasinya terklasifikasi dengan baik dan mudah dipahami.
  • Itu terdiri dari elemen komputer dan non-komputer. Ini mencakup komputer, program, aplikasi, dan elemen teknologi lainnya, tetapi juga terdiri dari orang-orang dan prosedur yang menjamin pengoperasiannya.
  • Itu harus aman. Harus memiliki alat teknologi yang melindungi informasi, sehingga hanya orang-orang tertentu saja yang dapat mengaksesnya dan data tidak hilang.
  • Itu harus dapat diperbarui. Itu harus cukup fleksibel untuk dapat mengumpulkan data baru dan mengubahnya menjadi informasi yang berguna. Selain itu, harus mampu beradaptasi dengan teknologi baru.
  • Ini digunakan untuk tujuan yang berbeda. Ini digunakan untuk menyimpan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, mengumpulkan data pelanggan, mengarahkan aktivitas organisasi, menerapkan perubahan, melaksanakan perencanaan, dan tujuan lainnya.

Lihat juga: Sistem dalam administrasi

Jenis sistem informasi

Dari sudut pandang bisnis atau organisasi, sistem informasi dapat diklasifikasikan menjadi:

• • Sistem pemrosesan transaksi (TPS). Juga dikenal sebagai sistem manajemen operasional, mereka mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan transaksi sehari-hari suatu organisasi. Jenis data yang mereka pesan antara lain jadwal, informasi daerah dan anggotanya, logistik, dan lain-lain.
  • Sistem informasi eksekutif (EIS). Mereka mengatur dan memberikan informasi yang relevan bagi direktur atau manajer suatu area dan berfungsi untuk mencapai tujuan, membuat keputusan, dan berkomunikasi dengan lebih baik. Data tersebut mencakup data yang berkaitan dengan fungsi internal perusahaan dan variabel eksternal, seperti masyarakat, ekonomi, dan politik.
  • Sistem informasi manajemen (SIM). Disebut juga sistem informasi manajemen (SIA), sistem ini mencakup data yang relevan dengan karyawan hierarki menengah dan digunakan untuk merencanakan, mengelola proses, dan membuat keputusan. Ini mencakup informasi yang berkaitan dengan anggaran, inventaris, investasi, harga, dan lain-lain.
  • Sistem pendukung keputusan (DSS). Mereka berorientasi pada pemrosesan informasi yang penting bagi manajemen menengah dan berfungsi untuk memecahkan masalah. Ini mencakup data yang berkaitan dengan analisis biaya, berbagai pilihan, manfaat, peluang, dan lain-lain.
  • Sistem informasi proses bisnis (BPM). Mereka mengatur informasi yang relevan bagi direktur dan karyawan lain perusahaan dan yang berfungsi untuk mengendalikan dan meningkatkan produksi, inovasi, perdagangan produk atau jasa, dan proses bisnis. Ini mencakup analisis rinci antara lain proses produksi dan komersial, persaingan dan pasar, manajemen dan komunikasi perusahaan.
  • perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). Ini mencakup informasi yang penting bagi mereka yang mengatur pekerjaan produktif dan berfungsi untuk menentukan bagaimana berbagai sumber daya digunakan untuk mencapai tujuan atau melaksanakan suatu proyek. Diantaranya data yang berkaitan dengan logistik organisasi, pengelolaan pekerjaan lain, keuangan, kebutuhan perusahaan, dan lain-lain.
  • Sistem otomasi kantor (SAO). Mereka mengatur informasi yang penting bagi karyawan berpangkat lebih rendah, seperti sekretaris dan asisten. Itu termasuk data yang berkaitan dengan kalender, rapat, agenda, email, dan lain-lain.
  • Sistem kerja pengetahuan (KTS). Mereka mengatur informasi yang digunakan oleh orang-orang yang tugasnya menghasilkan, menggabungkan atau menyebarkan pengetahuan dalam suatu organisasi. Mereka mencakup data yang berkaitan dengan analisis, laporan, dan grafik tentang berbagai topik.

Selain itu, terdapat bentuk sistem informasi khusus atau terapan lainnya, yang bergantung pada bidang tertentu dan fungsi spesifiknya.

1. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems – TPS)

Sistem yang menangani transaksi rutin dan operasional sehari-hari seperti pemesanan penjualan, penggajian, dan inventaris.

2. Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems – MIS)

Sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen dalam perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan.

3. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems – DSS)

Sistem yang membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan dengan menyediakan analisis data dan model keputusan.

4. Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information Systems – EIS)

Sistem yang menyediakan informasi yang relevan dan ringkas untuk eksekutif senior dan manajer puncak dalam membuat keputusan strategis.

5. Sistem Informasi Geografis (Geographic Information Systems – GIS)

Sistem yang mengelola dan menganalisis data geografis untuk mendukung pengambilan keputusan yang terkait dengan lokasi.

6. Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem yang mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis seperti keuangan, sumber daya manusia, produksi, dan logistik ke dalam satu sistem terpadu.

Elemen sistem informasi

Secara umum, semua sistem informasi dianggap mengandung serangkaian komponen atau elemen:

• • Peralatan. Semuanya adalah elemen teknologi fisik atau virtual, seperti perangkat keras , perangkat lunak , jaringan, dan telekomunikasi.
  • Rakyat. Mereka semua adalah individu yang berperan dalam sistem.
  • Data. Ini semua adalah elemen yang terkait dengan informasi kualitatif atau kuantitatif.

1. Perangkat Keras (Hardware)

Komputer, server, perangkat penyimpanan, dan perangkat jaringan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem informasi.

2. Perangkat Lunak (Software)

Aplikasi dan program yang digunakan untuk memproses dan mengelola data. Termasuk sistem operasi, perangkat lunak aplikasi, dan perangkat lunak basis data.

3. Basis Data (Database)

Kumpulan data yang terorganisir dan dapat diakses oleh sistem informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan operasi bisnis.

4. Jaringan (Networking)

Infrastruktur yang menghubungkan berbagai perangkat keras dan memungkinkan pertukaran data dan informasi antara pengguna dan sistem.

5. Prosedur

Kebijakan, aturan, dan metode yang digunakan untuk mengoperasikan sistem informasi dan memastikan data diolah dengan benar dan aman.

6. Manusia (People)

Pengguna akhir, manajer sistem, dan teknisi yang berinteraksi dengan sistem informasi dan memastikan sistem berjalan dengan baik.

Kegiatan suatu sistem informasi

Kegiatan merupakan langkah-langkah yang diperlukan agar sistem informasi dapat terorganisir dengan baik. Ini adalah:

• • Koleksi. Ini terdiri dari pengumpulan data yang relevan untuk organisasi. Misalnya, ketika ditunjukkan tugas apa yang dilakukan setiap karyawan suatu perusahaan.
  • Penyimpanan. Ini terdiri dari menyimpan data yang dikumpulkan, sehingga terorganisir dan dikategorikan dengan baik. Misalnya, tugas setiap karyawan di suatu perusahaan dapat diklasifikasikan menurut departemen tempatnya berada atau tahapan proses produksinya.
  • Pemrosesan. Ini terdiri dari menganalisis data untuk menghasilkan informasi yang berguna, bermakna dan mudah dipahami. Misalnya, grafik dan laporan dapat dibuat mengenai tugas masing-masing karyawan.
  • Distribusi. Ini terdiri dari pengiriman informasi kepada orang-orang, wilayah, perusahaan atau organisasi yang relevan. Misalnya, grafik dan laporan dapat dikirimkan kepada direktur masing-masing area.
  • Masukan. Ini terdiri dari melakukan evaluasi terhadap kegiatan sebelumnya. Misalnya, direktur masing-masing bidang menunjukkan jika ada informasi yang kurang atau perlu diperbaiki.

Bagaimana sistem informasi dikembangkan?

Untuk mengembangkan sistem informasi, serangkaian langkah dapat diikuti:

• • Tentukan tujuannya. Ditentukan apa yang ingin Anda capai dengan sistem informasi, yaitu untuk apa Anda ingin menerapkannya dan informasi apa yang ingin Anda proses.
  • Analisislah sistem yang ideal. Dipelajari seperti apa sistem yang seharusnya untuk mencapai tujuan. Harus ditunjukkan apa karakteristiknya dan apa dampaknya terhadap organisasi.
  • Proyeksikan dan rancang sistemnya. Elemen-elemen yang harus disertakan dalam sistem ditentukan dan cara kerjanya ditetapkan. Misalnya, Anda dapat memutuskan jenis komputer dan program apa yang akan digunakan dan bagaimana cara menghubungkannya.
  • Instal sistemnya. Elemen fisik dan digital diperoleh. Selain itu, orang-orang khusus harus melakukan semua perubahan dan instalasi agar sistem berfungsi dengan benar.
  • Uji pengoperasian sistem. Dipastikan bahwa peralatan dan program berfungsi dengan benar dan masyarakat dapat menggunakannya tanpa masalah. Selain itu, diverifikasi bahwa data dapat dikumpulkan dan selanjutnya diubah menjadi informasi yang valid.
  • Menerapkan sistem. Sistem tersebut diterapkan dalam organisasi. Untuk itu perlu diadakan pelatihan agar setiap orang dapat menggunakannya dengan benar.
  • Melakukan tugas pemeliharaan pada sistem. Tugas pemeliharaan dilakukan dengan tujuan memperbaiki kesalahan dan menerapkan semua perubahan yang diperlukan.

Contoh sistem informasi

Berikut adalah beberapa contoh sistem informasi:

• • Sistem kendali mutu. Ini adalah sistem di mana umpan balik diminta dari klien dan hasilnya dievaluasi secara statistik untuk menyiapkan laporan yang dapat ditafsirkan oleh manajemen perusahaan.
  • Basis data perpustakaan. Ini adalah sistem yang memuat sebagian besar dokumen perpustakaan, seperti buku, majalah, dan tesis, untuk menemukan dan mengambil masing-masing dokumen secepat dan seakurat mungkin.
  • Spreadsheet. Ini adalah sistem di mana informasi mentah dimasukkan dan diatur dengan cara yang dapat diukur untuk mendapatkan pedoman panduan keuangan.

Ikuti dengan:

• • Manajemen dalam administrasi
  • Perencanaan administrasi
  • Perangkat lunak sistem
  • Perangkat penyimpanan
  • Perangkat keras dan perangkat lunak

Peran Penting Sistem Informasi dalam Bisnis Modern

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Dengan mengotomatisasi proses bisnis dan mengurangi pekerjaan manual, sistem informasi membantu organisasi meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

2. Mendukung Pengambilan Keputusan

Sistem informasi menyediakan data yang akurat dan tepat waktu, memungkinkan manajer untuk membuat keputusan yang lebih baik dan berdasarkan fakta.

3. Memperoleh Keunggulan Kompetitif

Penggunaan sistem informasi yang efektif dapat memberikan keunggulan kompetitif dengan meningkatkan layanan pelanggan, mengurangi biaya operasi, dan menciptakan produk atau layanan baru.

4. Meningkatkan Komunikasi dan Kolaborasi

Sistem informasi memungkinkan komunikasi yang lebih baik dan kolaborasi antara berbagai departemen dan lokasi dalam organisasi, serta dengan mitra bisnis dan pelanggan.

5. Mendukung Inovasi

Sistem informasi menyediakan platform untuk pengembangan dan pengujian produk baru, serta memungkinkan organisasi untuk menanggapi perubahan pasar dengan cepat.