Perencanaan – Apa itu, konsep, prinsip, jenis, ciri-ciri

Kami menjelaskan apa itu perencanaan dalam suatu organisasi, prinsip-prinsipnya dan karakteristik lainnya. Juga, perbedaan dengan perencanaan.

Apa itu perencanaan?

Dalam bidang organisasi dan bisnis, perencanaan merupakan salah satu tahapan awal proses administrasi, yang di dalamnya ditentukan ciri-ciri mendasar organisasi (misi dan tujuan secara umum). Artinya, ini adalah tahap di mana rencana dasar yang akan dilakukan bersama organisasi ditetapkan.

Perencanaan merupakan tahapan pengambilan keputusan yang mendasar untuk dapat memetakan jalur yang diinginkan menuju tujuan organisasi. Untuk melakukan hal ini, faktor-faktor internal dan eksternal yang mampu mempengaruhi pencapaian tujuan yang ditetapkan, unsur-unsur situasi saat ini dan nilai-nilai yang akan mengatur organisasi sepanjang kegiatan produktif diperhitungkan.

Ada beberapa bentuk perencanaan yang berbeda, tergantung pada bidang spesifik dimana kegiatan tersebut akan didedikasikan.

Lihat juga: Perencanaan dalam administrasi

Prinsip perencanaan

Perencanaan terjadi sesuai dengan langkah-langkah mendasar berikut:

• Eksplorasi peluang. Ini melibatkan evaluasi konteks dan sumber daya yang dimiliki, sebagai titik awal untuk dapat memulai perencanaan segala jenis proses.
• Penetapan tujuan. Anda tidak dapat merencanakan apa pun tanpa terlebih dahulu mengetahui tujuan apa yang harus kita capai, yang mungkin merupakan poin terpenting dari semua perencanaan, karena hal-hal berikut ini akan bergantung padanya.
• Pendirian tempat. Ini berarti evaluasi sumber daya yang tersedia, kemungkinan jalur dan mekanisme yang mungkin digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pada tahap ini penting untuk mencatat kemungkinan kemunduran dan kemungkinan.
• Evaluasi alternatif. Setelah jalur yang diambil dan sumber daya yang akan digunakan telah dipertimbangkan, penting untuk mengevaluasi alternatif-alternatif yang mungkin, bahkan yang tidak terpikirkan pada pandangan pertama, untuk mendapatkan gambaran yang selengkap dan seluas mungkin.
• Pemilihan jalan yang harus diikuti. Setelah evaluasi menyeluruh terhadap kemungkinan-kemungkinan, tibalah waktunya untuk pengambilan keputusan, yaitu mengadopsi rencana yang telah ditetapkan pada langkah sebelumnya dan mulai melaksanakannya, mencatat kejadian-kejadian yang tidak terduga dan memberikan umpan balik terhadap pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan. dapat melakukan hal tersebut.
• Perumusan rencana turunan. Rencana yang telah disiapkan pasti akan membutuhkan rencana-rencana kecil atau paralel lainnya, yang akan muncul dari kegiatan itu sendiri dan harus dievaluasi secara individual, mengulangi skema yang telah dirinci sejauh ini dan penyelesaiannya akan membawa kita lebih dekat pada tujuan dari rencana utama kita.

Pentingnya perencanaan

Perencanaan adalah tahapan kunci dalam pengembangan proyek apa pun, karena memungkinkan peletakan fondasi dan perancangan strategi yang diperlukan. Ini adalah landasan utama proyek: penentuan elemen fundamentalnya, seperti prosedur, nilai, tujuan, dan lain-lain, yang merupakan kerangka aktivitas organisasi.

Perencanaan yang matang belum tentu menjamin keberhasilan, namun merupakan titik awal yang kuat untuk mengantisipasi ketidaknyamanan dan menghindari improvisasi berlebihan, dengan segala risiko yang ditimbulkannya.

Karakteristik perencanaan

Perencanaan dicirikan oleh empat ciri mendasar:

• Satuan. Artinya, bersikap organik, menangani semua rencana organisasi pada saat yang sama dan mengaturnya dalam rencana keseluruhan yang mencerminkan semangat dan tujuan organisasi. Koherensi dan kohesi antara rencana spesifik sangat penting untuk keberhasilan.
• Kontinuitas. Perencanaan bukanlah sesuatu yang dilakukan hanya sekali, meskipun banyak hal yang akan ditentukan setelah tahap pertama perencanaan organisasi. Namun akan ada perencanaan yang berkesinambungan, karena kegiatan-kegiatan baru akan terus dikembangkan, pemecahan masalah, perluasan wilayah, dan sebagainya. Setiap kegiatan harus selalu merespon suatu rencana.
• Presisi. Rencana harus selalu tepat, yaitu dibuat sekabur dan sedapat mungkin disebarluaskan, sehingga dalam pelaksanaannya tidak ada celah dan lubang yang memberikan ruang bagi improvisasi dan kesalahan.
• Sifat dpt ditembus. Rencana tidak boleh dianggap sebagai hambatan bagi organisasi, namun harus mempunyai ruang untuk memasukkan informasi yang diperoleh selama proses berlangsung dan harus cukup fleksibel untuk menghadapi situasi yang tidak terduga tanpa kehilangan semangat dan arah sepenuhnya. Hal ini mencakup pertimbangan personel non-hierarki dalam pengambilan keputusan.

Jenis perencanaan

Ada banyak cara untuk mengklasifikasikan rencana organisasi. Misalnya, jika kita melihat perkembangannya dari waktu ke waktu, kita akan membedakan rencana jangka pendek, menengah, dan panjang, tergantung pada berapa banyak waktu yang diperlukan untuk melaksanakannya: sedikit, lebih atau banyak.

Dengan cara serupa kita dapat memperhatikan frekuensi penggunaan rencana, sehingga membedakan antara rencana spesifik, penerapan spesifik; teknis, terkait dengan pemecahan masalah atau peningkatan aspek dasar; atau permanen, yaitu yang merupakan inti organisasi dan terus-menerus dilaksanakan.

Sedangkan berdasarkan sifatnya kita dapat membedakan:

• Misi. Rencana untuk menyelesaikan tugas-tugas dasar perusahaan atau organisasi mana pun.
• Sasaran. Maksud dan tujuan yang ingin dicapai dalam rangka memenuhi misi.
• Strategi. Program tindakan yang merinci bagaimana sumber daya dan upaya organisasi dikelola untuk mencapai tujuan tertentu.
• Kebijakan. Premis organisasi yang menentukan cara perusahaan memahami dirinya sendiri, yang pada gilirannya memandu pengambilan keputusan dan pengelolaan sumber daya.
• Prosedur. Rencana yang menentukan cara ideal untuk menghadapi suatu situasi atau memecahkan suatu masalah, melalui urutan kronologis tindakan yang diperlukan.
• Program. Ini adalah seperangkat aturan, kebijakan, prosedur dan langkah-langkah yang harus diikuti yang menjamin kepatuhan terhadap tindakan tertentu, umumnya jika tindakan tersebut telah dilakukan sebelumnya.
• Anggaran. Ini adalah rencana keuangan yang merinci cara spesifik penggunaan sumber daya organisasi, selalu dengan margin proyektif atau ideal tertentu.

Perencanaan dan perencanaan

Beberapa penulis tentang subjek ini membedakan antara:

• Perencanaan. Ini menunjuk ke masa depan dan lebih umum.
• Perencanaan. Ini jauh lebih spesifik.

Namun, ada banyak perbedaan dalam masalah ini dan bahasa Spanyol tidak membedakan nuansa tersebut dalam penggunaan kedua kata tersebut, itulah sebabnya keduanya praktis sinonim.

Lanjutkan dengan: Alamat administratif

Referensi

• “Perencanaan” di Wikipedia.
• “Proses administrasi (perencanaan)” (video) di Educatina.
• “Proses administrasi – Perencanaan” (video) di Líder del Emprendimiento.
• “Apa itu Perencanaan?” di Zona Ekonomi.